POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD

1. INTRODUCCIÓN

Con fundamento en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que consagra el derecho de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido en las bases de datos y archivos, de entidades públicas y privadas y en el Artículo 20, que establece el derecho a la información, que conlleva el derecho a acceder, consultar, rectificar o eliminar su información; se hace necesario establecer para la empresa LUIXAIS.A.S, la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, consiente de la responsabilidad que le asiste en la materia.

2. OBJETIVO

Esta política tiene como objetivo fundamental garantizar el estricto apego a las obligaciones legales en materia de protección de datos personales y, por ende, prevenir la litigiosidad en contra de la empresa por el uso y tratamiento inadecuado de la información. LUIXAI S.A.S, informa por medio de la presente que, los datos personales que se obtengan en virtud de las operaciones con la empresa, serán tratados conforme a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas y decretos que tengan relación y regulen la materia.

3. ALCANCE
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La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por LUIXAI S.A.S , considerada responsable o encargada del tratamiento de los datos personales.

Todos los clientes, proveedores, empleados o cualquier otra persona Que suministre a LUIXAI S.A.S por cualquier medio y que ejerzan tratamiento sobre las bases de datos personales, deben cumplir con esta política y los procedimientos establecidos para el tratamiento de los datos personales.

4. DESTINATARIOS

Esta política está dirigida a los clientes, proveedores, empleados o cualquier otra persona que suministre datos a LUIXAI SAS, para que tengan a su disposición la información necesaria y suficiente frente al tratamiento y fines aplicables a sus datos, así como los derechos que tienen como titulares y que podrán ejercer en cualquier momento ante LUIXAI SAS, cuando este tenga la responsabilidad del tratamiento de los mismos.

5. AUTORIZACIÓN

En mi calidad de cliente, proveedor, empleado, usuario o por la que suministre datos a LUIXAI SAS, autorizo en forma permanente a LUIXAI S.A.S para que realice el tratamiento a mis Datos Personales, conforme la política de tratamientos de datos que se indica a continuación: De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, LUIXAI S.A.S (en adelante “LUIXAI”) adopta la presente política de protección de Privacidad de los Datos Personales, la cual regula la recolección, almacenamiento, tratamiento, protección y administración de los Datos Personales que LUIXAI obtenga de sus clientes, proveedores, usuarios, empleados y demás personas con las cuales LUIXAI tenga o llegue a tener alguna relación de cualquier naturaleza.

LUIXAI podrá modificar la presente política, con el fin de adecuarla a cambios en la legislación y jurisprudencia vigente y adaptarla a prácticas de la industria. En ese evento, anunciará en su página web, o por otros medios adecuados, la introducción de tales cambios con la debida anticipación. Los Datos Personales que libre y voluntariamente los clientes, proveedores, empleados o cualquier otra persona suministre a LUIXAI por cualquier medio, son introducidos en sus bases de datos, de las cuales LUIXAI es responsable. LUIXAI trata los Datos Personales de forma adecuada y segura, cumpliendo todos los requisitos de ley y siguiendo las recomendaciones de la normatividad vigente sobre seguridad de la información basada en ISO27001, la cual utiliza como guía para sus procesos internos.
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❖ ASPECTOS GENERALES DEL TRATAMIENTO DE DATOS:
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➔ Identificación del responsable del tratamiento:

LUIXAI S.A.S (en adelante “LUIXAI”), identificada con NIT 901.913.893-7, con domicilio principal en la ciudad de Cartagena, departamento de Bolívar, en la dirección a dirección Cra 17 # 24-178, Barrio Manga; página web: www.luixai.com y correo electrónico:habeasdata@luixai.com.

➔ Naturaleza de la información personal recolectada:

LUIXAI recolectará información de contacto y cualquier otra información que sea pertinente de acuerdo con la naturaleza de la relación que LUIXAI sostenga con el titular del Dato Personal, sea esta de carácter laboral, comercial o de cualquier otra índole. En general, los Datos Personales que LUIXAI recolecta, tienen la siguiente naturaleza dependiendo del titular del dato, así:

1. Interesados en relaciones comerciales. Personas que por su propia voluntad contactan a LUIXAI a través de sus diferentes sitios web, correo electrónico, chats, llamadas telefónicas, redes sociales u otros medios, con el fin de solicitar información acerca de sus productos o servicios, evaluar los productos o servicios, evaluar las posibilidades de alianzas comerciales, proveer a LUIXAI sus productos y servicios y en general, evaluar la posibilidad de desarrollar algún tipo de relación con la compañía. En estos casos la Información Personal que se solicita es de carácter básico, relacionada con la identificación de la persona y compañía a la que pertenece, cargo, correo electrónico, teléfonos, y ciudad, entre otras variables relevantes para direccionar a clientes o partners prospecto a los productos más afines a sus necesidades. En ocasiones, al ser contactados a través del sitio web de LUIXAI, los servidores de la compañía obtienen, para propósitos estadísticos, datos en relación con el sistema operativo que utiliza la persona que contacta a LUIXAI, la versión y el tipo de browser, la dirección IP entre otros datos propios del dispositivo o tecnologías utilizadas, lo mismo que aquellas secciones de nuestra página en lasque la persona manifestó un interés y que son descargadas a través de “cookies” u otros medios operados por el navegador.

2. Cliente, proveedores y otros. Cuando se concreta una relación comercial definitiva, LUIXAI recolecta la Información Personal necesaria para gestionar de manera adecuada dicha relación, de acuerdo con los parámetros establecidos en la presente política y cumpliendo todos los requisitos de ley y bajo los parámetros delos Acuerdos de Términos de Servicio que LUIXAI suscribe con sus clientes para operar sus Servicios y/o Productos.

3. Interesados en vincularse laboralmente a LUIXAI. Personas que por su propia voluntad envían su hoja de vida a la compañía, con el objeto de ser tenidas en cuenta en los procesos de selección. La Información Personal suministrada en la Hoja de Vida es utilizada únicamente para efectos del proceso de selección, reclutamiento y contratación, por el personal del área encargada de llevar a cabo dichos procesos. LUIXAI solo compartirá la información recolectada con personas naturales o jurídicas que presten un servicio a LUIXAI dentro de nuestro ciclo comercial o de servicio al cliente, y que provean en todo momento un estándar de cuidado de la información igual o más riguroso que el utilizado por LUIXAI, respetando siempre las políticas de tratamiento de datos de LUIXAI.

4. Empleados. La Información Personal sobre los empleados es estrictamente confidencial y se ajusta a los requisitos de la ley Colombiana. Solo es utilizada por quienes, en razón de su cargo, tienen que ver con la gestión de la relación laboral. LUIXAI no hace público Datos Personales relacionados con los empleados apersonas ajenas a la relación laboral o a entidades y personas ajenas a la compañía, salvo aquellas estrictamente requeridas para cumplir procesos especializados de recursos humanos, con quienes se procede a la firma de documentos de confidencialidad.

❖ Fuentes de la información:

LUIXAI recolecta información de las siguientes fuentes:

➔ Directamente del titular de la información.
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➔ Automáticamente cuando el titular de la información utiliza los sitios web de LUIXAI.

En los sitios web de LUIXAI se utilizan cookies y otras herramientas que recolectan información, muchas veces no considerada Información Personal por su naturaleza técnica, de quienes los visitan; a manera de ejemplo, por el simple hecho de ingresara dichos sitios web puede obtenerse de manera automática la siguiente información:

1. Los hipervínculos a los que ha dado click. Información acerca del explorador que utiliza. Detalles de las páginas que ha visto.
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2. Su dirección IP.
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3. Posiblemente información de sitios que visitó antes de llegar al portal(conocidos como “referral links”).
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4. Teniendo en cuenta lo anterior, si el Titular de la información NO quiere que la misma sea recolectada automáticamente, deberá deshabilitar de su explorador de Internet la configuración de aceptación automática de cookies.
Allí podrá bloquearla, así como detectar cuando dicha información esté siendo enviada desde su equipo. Es de tener en cuenta que, si se deshabilitan las “cookies”, se puede ver afectada la experiencia en el sitio web.

➔ De otras fuentes. LUIXAI podrá obtener Información Personal de bases de datos públicas o de terceras personas autorizadas por el titular de los datos para compartir información, incluyendo de la Plataforma de Software.

❖ Tratamiento al que serán sometidos los Datos Personales:

‍➔ La Información Personal obtenida por LUIXAI, podrá ser objeto de almacenamiento, uso, circulación o supresión, según sea la finalidad para la cual haya sido recolectada, y/o de acuerdo con lo establecido en la ley.

➔ La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

❖ Finalidad del tratamiento:

La Información Personal recolectada por LUIXAI se utiliza, con la autorización de los titulares de la misma, para los siguientes fines:

➔ Prestar al titular de la información los servicios contratados, así como la asistencia, consultoría y soporte necesarios para cumplir las obligaciones emanadas de la relación comercial.

➔ Mantener actualizados a los clientes sobre el desarrollo de los procesos comerciales que se adelanten, así como de la oferta o ejecución de servicios prestados por LUIXAI incluyendo los servicios en la nube.

➔ Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios y productos contratados con LUIXAI.

➔ Materializar potenciales relaciones jurídicas con personas interesadas en ser clientes, aliados, proveedores o empleados de LUIXAI.

➔ Ofrecer información sobre productos y servicios propios de LUIXAI o de sus aliados de negocio, así como compartir oportunidades comerciales. Para este propósito el titular que comparta sus datos básicos podrá ser contactado telefónicamente, vía correo electrónico, vía chat (por ejemplo, WhatsApp), vía Facebook, Instagram, Linkedin u otras aplicaciones web o “redes sociales”, o a través de medios como el correo físico, aún después de terminada la relación comercial.

➔ Realizar actividades de mercadeo, promoción, publicidad, compras, mejoras en el servicio y producto, consultas, controles, verificaciones, alianzas, acuerdos, así como cualquier otra actividad relacionada con los servicios de LUIXAI, los de sus aliados de negocios y los Servicio y Productos.

➔ Llevar estadísticas de uso de las herramientas, productos y servicios ofertados, así como evaluar la calidad percibida de los mismos por parte del cliente, los proveedores e interesados.

➔ Atender consultas, quejas, peticiones, sugerencias, felicitaciones y reclamos.

➔ Hacer su propia gestión administrativa, contable y fiscal, incluyendo, pero sin limitarse a gestión de facturación, gestión de cobros y pagos, gestión de proveedores, gestión de clientes e informes a autoridades fiscales o laborales.

➔ Vincular personal a la empresa y cumplir con sus obligaciones legales como empleador, tales como, pero sin limitarse a gestión de personal, gestión de temporales y practicantes, gestión de nómina, prevención de riesgos laborales, formación de personal, afiliaciones y pagos al sistema de la seguridad social y bienestar laboral, actividades de retención en la fuente, entre otras afines.

➔ Llevar a cabo actividades encaminadas a controlar y minimizar riesgos en cuanto ala seguridad de las instalaciones físicas y sitios virtuales de la empresa.

➔ Transmitir datos a terceros dentro o fuera del país, que tengan o llegasen a tener cualquier tipo de relación comercial y/o contractual con LUIXAI, esta relación podrá ser a título oneroso o gratuito.

➔ Generar procesos de analítica comercial y posicionamiento de marca para brindar información que pueda ser de interés para EL CLIENTE, incluyendo el ofrecimiento de servicios atender las necesidades de su negocio que sean prestados de manera directa por LUIXAI o por medio de terceros proveedores o Aliados; así como el ofrecimiento de ofertas y/o alianzas de financiación desarrolladas por entidades que hagan parte del sistema financiero o el ecosistema fintech.

➔ Realizar procesos de análisis sobre la información suministrada o ingresada a LUIXAI en cualquiera de sus plataformas, servicios o productos de software, de manera directa o indirecta, haciendo uso de herramientas o métodos tradicionales, así como de tecnologías emergentes de analítica.

➔ Compartir resultados de dichos análisis con Aliados de negocio que tengan acuerdos de tratamiento de datos con LUIXAI, con el propósito de proveer a los clientes de LUIXAI de productos o servicios de dichos Aliados que puedan ser de su utilidad a los clientes de LUIXAI o de los Aliados de LUIXAI.

➔ Cualquier otra finalidad que LUIXAI considere necesaria, siempre y cuando, se respete la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y la ley. Las actividades anteriormente mencionadas, para las cuales se utilizan los Datos Personales, son realizadas por LUIXAI o por quienes LUIXAI contrate para llevarlas a cabo, de acuerdo con sus necesidades. Se hace mención explícita de la utilización por parte de LUIXAI de servicios de CRM y de “cloud services” de proveedores que operan su infraestructura tecnológica desde los EEUU o desde cualquier lugar del mundo, por lo cual los datos de los titulares pueden reposar en dicho país cuando sean tramitados en las herramientas o infraestructura en la nube referida.

❖ Tratamiento de datos sensibles:

‍➔ Son Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos relacionados con su origen racial o étnico, vida sexual, salud, datos biométricos (es decir aquellos que permiten identificar a una persona por sus rasgos físicos, de voz, de movimiento, tales como: fotos, huellas, firmas, mapa del iris, etc.,) o datos relacionados con su convicción religiosa o filosófica u orientación política.

➔ El titular de la información tiene derecho a no suministrar Información Sensible solicitada por LUIXAI. Igualmente se recomienda al titular abstenerse de remitir información de carácter sensible que no sea ni deba ser necesaria para la prestación de los servicios de LUIXAI

❖ Tratamiento de datos de menores de edad:

‍➔ Los servicios prestados por LUIXAI son diseñados para mayores de edad. En todo caso, LUIXAI solo trata información o datos personales de menores de edad que hayan sido recolectados con el consentimiento expreso de los padres o sus representantes legales, según sea el caso, y solo para aquellos fines que sean pertinentes de acuerdo con la presente política.

❖ Autorización para el tratamiento de Datos Personales:

‍➔ LUIXAI informará al titular de la información personal acerca de la presente política y obtendrá la autorización respectiva para hacer el tratamiento de sus Datos Personales. Igualmente informará al titular sobre los cambios que se efectúen a la presente política y obtendrá una nueva autorización en caso de que el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.

➔ La autorización podrá ser obtenida por LUIXAI mediante documento escrito, vía correo electrónico, verbalmente o telefónicamente, vía autorización electrónica en un formulario o página web, o por cualquier otro medio que permita conservar, consultar o probar la respectiva autorización. Así mismo, la autorización del titular podrá ser manifestada mediante conductas inequívocas que permitan concluir de manera razonable que otorgó la autorización. En ningún caso LUIXAI asimilará el silencio del titular a una conducta inequívoca. LUIXAI no requerirá autorización del titular de la información personal cuando se trate de:

➔ Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
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➔ Datos de naturaleza pública;

➔ Casos de urgencia médica o sanitaria;

➔ Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

➔ Datos relacionados con el registro civil de las personas.

❖ Confidencialidad:

‍➔ LUIXAI no hará pública la Información Personal de sus empleados, clientes, proveedores, interesados, o cualquier otra persona con la que sostenga alguna relación de cualquier índole y solo dará a conocer dicha información,  expresa y escrita por el titular de la misma, por mandato legal o en caso de solicitud de una autoridad gubernamental y a aquellas personas o empresas autorizadas por LUIXAI que deban conocerla para hacer el respectivo tratamiento dela información, o a aquellas personas autorizadas por la ley.

➔ LUIXAI puede ser a la vez responsable y encargado del tratamiento de Datos Personales. En caso de que desempeñe ambos roles, deberá cumplir con los deberes legales propios de cada uno de ellos a saber:

❖ Deberes de LUIXAI como responsable del tratamiento:

‍➔ Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

➔ Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, y sus decretos reglamentarios, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

➔ Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

➔ Conservar la información bajo las condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

➔ Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento de datos sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

➔ Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

➔ Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento de datos.

➔ Suministrar al encargado del tratamiento de datos, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.

➔ Exigir al encargado del tratamiento de datos en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

➔ Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley1581 de 2012.

➔ Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

➔ Informar al encargado del tratamiento de datos cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

➔ Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.➔ Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

➔ Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

❖ Deberes de LUIXAI como encargado del tratamiento de datos:

➔ Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

➔ Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

➔ Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.

➔ Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento de datos dentro de los 5 días hábiles contados a partir de su recibo.

➔ Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley.

➔ Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.

➔ Registrar en la base de datos las leyendas "reclamo en trámite".➔ Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

➔ Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

➔ Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

➔ Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

➔ Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

❖ Derechos del Titular de la Información:

Los titulares de la información tienen los siguientes derechos:

➔ Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a LUIXAI. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

➔ Solicitar prueba de la autorización otorgada a LUIXAI, salvo cuando expresamente  se exceptúe como requisito para el tratamiento de datos de conformidad con la ley.

➔ Ser informado por LUIXAI, previa solicitud, respecto del uso que les hayan dado a sus datos personales.

➔ Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.

➔ Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

➔ Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

❖ Procedimientos:

‍El área de seguridad de la información, será la responsable de atender las peticiones, , quejas y reclamos de los titulares de los datos, de acuerdo con los procedimientos que se describen a continuación.

El titular de la información o sus causahabientes tienen derecho a consultar la información personal del titular, tratada por LUIXAI. Para ello podrá radicar la consulta a través de la página web: www.luixai.com por medio del portal Buzon de sugerencias y PQRS y correo electrónico: habeasdata@luixai.com.

Al realizar la solicitud, se deberá suministrar la siguiente información :

Si se trata del titular: Copia del documento de identidad (C.C., C.E. o pasaporte).
Si se trata del causahabiente: Copia del documento de identidad, registro civil de defunción del titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del titular.
Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Copia de documento de identidad válido, poder que lo faculte para el trámite y el número del documento de identidad del titular.

❖ La consulta será atendida en el término legal vigente para dar respuestas a las mismas.

‍❖ Reclamos:
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El titular de la información tiene derecho a solicitar la actualización, rectificación y supresión de la información de carácter personal, así como revocar la autorización otorgada a LUIXAI. Para ello podrá radicar el reclamo en la dirección: Cra 17 # 24-178, Barrio Manga de Cartagena Bolivar; página web: www.luixai.com y correo electrónico: habeasdata@luixai.com.

Al realizar el reclamo, se deberá suministrar la siguiente información:

Si se trata del titular: Copia del documento de identidad (C.C., C.E. o pasaporte).
Si se trata del causahabiente: Copia del documento de identidad, registro civil de defunción del titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del titular.
Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Copia de documento de identidad válido, poder que lo faculte para el trámite y el número del documento de identidad del titular.

Adicionalmente, la solicitud deberá indicar claramente lo que se pretende con la reclamación, es decir, si se requiere una actualización, una corrección o supresión del dato o una revocación de la autorización otorgada a LUIXAI para el tratamiento de la información personal.

Así mismo, en la solicitud se deberá identificar al titular, hacer una descripción de los hechos que dan lugar a la reclamación, suministrar los datos de contacto y aportar los documentos que se quiere hacer valer.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “solicitud en trámite” y el motivo de la misma, en un término no mayor a 2 días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que la solicitud sea decidida. El término máximo para atender el reclamo será el término legal vigente para dar respuestas a los mismos.

❖ Vigencia de la Política de Protección de Datos Personales y de Privacidad:

La presente política estará vigente desde su divulgación por cualquier medio. LUIXAI se reserva el derecho de actualizarla o modificarla en cualquier momento, de lo cual dará aviso oportuno por cualquier medio, a los destinatarios de la misma.

❖ Vigencia de las Bases de Datos de LUIXAI:
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Las bases de datos personales de LUIXAI estarán vigentes por el período de tiempo exigido por la ley que le sea aplicable, o por el contrato que las regule, o por el tiempo necesario para cumplir con la finalidad de la base de datos de acuerdo con la presente política. En ningún caso LUIXAI suprimirá o eliminará bases de datos que por ley deban permanecer vigentes durante un tiempo específico, cuando el período de vigencia establecido en el contrato que las regula o la finalidad para las cuales fueron creadas, determinen un período de vigencia inferior al legalmente establecido.